Perbaikan Sistem Kearsipan Kutim Lewat Program Sejajar

SANGATTA – Upaya memperbaiki tata kelola arsip kembali menjadi perhatian serius Pemerintah Kabupaten Kutai Timur salah satunya melalui program bertajuk Sejajar (Sinergitas Kerja dalam Mengelola dan Menjaga Ketersediaan Arsip).

Pemkab Kutim kini mulai mendorong perbaikan menyeluruh pada sistem kearsipan yang selama ini masih menghadapi banyak kendala.

Program ini merupakan gagasan Reformer Wiwin, yang tengah menjalankan Aksi Perubahan pada Pelatihan Dasar Kepemimpinan (Pusjar) LAN Angkatan III Tahun 2025.

Ia merancang inisiatif ini untuk menciptakan pola kerja yang lebih terarah, kolaboratif, dan mampu menjawab kebutuhan kearsipan modern di lingkungan perangkat daerah.

Wiwin melihat bahwa arsip bukan sekadar dokumen administratif. Arsip menjadi bukti sah penyelenggaraan pemerintahan, sumber data kebijakan, hingga rekam jejak organisasi.

Kondisi di lapangan menunjukkan masih banyak perangkat daerah yang belum menata arsip sesuai standar yang berlaku, sehingga membutuhkan metode perbaikan yang lebih cepat dan terukur.

“Sejajar ini kami bangun untuk menyatukan pola kerja antar-SKPD agar pengelolaan arsip lebih seragam, tertib, dan mudah dipertanggungjawabkan,” ujar Wiwin, Kamis (27/11/2025).

Melalui Sejajar, setiap perangkat daerah didorong untuk memilah arsip aktif, inaktif, hingga arsip statis secara sistematis.

Selain itu, juknis kearsipan yang telah disusun menjadi acuan bersama agar penataan tidak berjalan sendiri-sendiri dan tetap mengacu pada standar nasional.

Salah satu strategi yang diandalkan dalam program ini adalah cloning best practice, yakni metode penduplikasian praktik terbaik dari SKPD yang telah memiliki penataan arsip ideal.

Cara tersebut memungkinkan perangkat daerah lain belajar langsung melalui pendampingan intensif dari SKPD yang menjadi role model.

Lewat pendekatan tersebut, proses perbaikan dinilai lebih cepat karena aparatur dapat melihat langsung cara kerja yang benar, kemudian menyesuaikannya di lingkungan unit kerja masing-masing. Praktik lapangan ini juga memberikan ruang evaluasi sehingga kendala yang muncul bisa segera dibenahi.

Program Sejajar tidak berhenti pada pelaksanaan teknis saja. Wiwin juga menyusun skema pendampingan, monitoring, dan evaluasi berkala agar perubahan yang terjadi tidak hanya berlangsung sesaat, tetapi mampu membentuk budaya kerja baru dalam manajemen arsip.

“Kami berharap pendampingan ini membuat setiap SKPD benar-benar siap menerapkan standar yang sama, sehingga pelayanan administrasi jauh lebih tertib dan konsisten,” pungkasnya.